Gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 – Unternehmen müssen sich auf ZUGFeRD und X-Rechnung einstellen
Effiziente Umstellung auf digitale Rechnungsformate mit der richtigen Softwarelösung
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine neue gesetzliche Vorschrift in Kraft, die alle Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder als X-Rechnung anzunehmen und zu verarbeiten. Diese Vorgabe ist Teil der fortschreitenden Digitalisierung in der Unternehmenskommunikation und erfordert von den Betrieben entsprechende Anpassungen in ihren Rechnungsprozessen.
Um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihre internen Abläufe entsprechend umstellen. Eine praktikable Lösung bietet die Business-Software ConAktiv, die die Erstellung und den Versand von ZUGFeRD- und X-Rechnungen nahtlos in den Geschäftsalltag integriert. Unternehmen können mit ConAktiv eine neue Rechnung anlegen und zwischen den Formaten ZUGFeRD und X-Rechnung wählen. Die Software generiert automatisch die erforderliche XML-Datei, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Diese kann direkt aus der Software heraus versendet werden, ergänzt durch eine PDF-Version, falls gewünscht.
Zusätzlich ermöglicht ConAktiv die Automatisierung des gesamten Rechnungsversands. So können Unternehmen festlegen, dass Rechnungen nach Freigabe automatisch per E-Mail an die Empfänger versendet werden. Auch die Übergabe an ein Dokumentenmanagement-System erfolgt automatisch, was den administrativen Aufwand deutlich reduziert.
Ein weiterer Vorteil von ConAktiv ist die umfassende Transparenz in der Rechnungsverarbeitung. Unternehmen haben jederzeit Zugriff auf eine vollständige Dokumentation, die den Status jeder Rechnung – von der Erstellung bis zum Versand und Empfang – lückenlos nachverfolgt. Diese Transparenz ist insbesondere bei Audits und Betriebsprüfungen von Vorteil, da sie die Nachweispflicht erheblich erleichtert.
Durch die rechtzeitige Anpassung an die gesetzlichen Anforderungen und die Nutzung effizienter Softwarelösungen wie ConAktiv können Unternehmen sicherstellen, dass sie ab 2025 problemlos ZUGFeRD- und X-Rechnungen verarbeiten und den Anforderungen der Digitalisierung gerecht werden.
